yibo亿博体育 Solution由John Rokenbrod贡献, Software/Records Analyst; Jennifer Lemons, Director of Data Services; and Shay Sicinski, 人力资源助理总监

布莱恩独立学区, 位于布莱恩, TX, 自1880年以来一直提供高质量的公共教育吗. 该地区, 哪个服务超过16人,000名学生, 在过去的几年里一直在翻新和改造校园,以确保学校最好地服务于学生群体.

该地区以前依赖书面形式的员工入职流程. 在该地区最繁忙的时期,该地区在三个月内招聘了300名新员工. 这个过程需要为每个有执照的员工填写11份不同的表格,除了I-9表格和驾照等文件的复印件. 作为一个结果, 在新员工回顾的过程中,入职过程长达1小时30分钟, 填写及签署每份表格.

一个纸质的路由表被用来跟踪每个员工的招聘过程. 地区员工将这些文件复印并保存在相应的员工档案中. 纸质工作量要求该地区雇佣临时员工仅归档人力资源文件.

Bryan ISD使用yibo亿博体育工作流和yibo亿博体育应用程序将人力资源部门转变为一个整体. 人力资源部门估计,该公司每年与文档管理相关的员工成本减少了350美元以上,000, 与以前的纸张工艺相比,约翰·罗肯布罗德说, 布莱恩ISD的软件/唱片分析师.

当前进程

自实施yibo亿博体育以来,onboarding过程几乎是100%无纸化的. 新流程为每位员工节省了多达1小时30分钟的时间, 让员工几乎可以立即上岗.

首先,HR员工在yibo亿博体育中创建一个员工文件夹. 前方向, 人力资源员工通过电子邮件向新员工发送第三方供应商网站上的入职表单链接. 这使得员工可以在最方便的时候完成表单, 并允许地区职员在入职前与员工联系,以纠正不完整或不正确的表格.

供应商每天多次向该地区发送新完成的表单,导入代理从地区服务器提取它们. 工作流将这些表单存储在一个临时文件夹中,并在该文件夹中处理它们. HR员工验证表单中的内容,并更改元数据字段的值,以指示工作流应该将它们路由到何处. 工作流将描述性标记应用于主文件夹, 允许员工轻松地查看添加了哪些文档.

工作流根据第三方人力资源管理站点员工输入的信息,自动分配模板并填写字段

自动分配的标签可以帮助HR人员轻松查看员工提交的表单, 即使表单已经被转移到其他地方

对于地区不能以电子方式创建的文件(e.g. i - 9形式, 驾驶执照或证书), 该地区使用iPad上的yibo亿博体育应用程序,在新员工现场入职培训期间为这些文件拍照.

yibo亿博体育应用程序拍照可以让文件瞬间存储为数字内容

由于保留要求不同,这些照片被存储在一个单独的yibo亿博体育文件夹中. 与地区员工数据库的集成允许自动填充许多字段, 为员工节省时间,确保信息准确.

地区员工可以轻松查看员工元数据

工作流使用员工ID号执行对数据库的查找. 查找允许Workflow填充姓和名元数据字段以及系统中可能存在的其他信息.

工作流程使入职流程自动化,为地区员工节省时间

为了让忙碌的接待员流程化, 必须手动填充的惟一字段是员工ID号

yibo亿博体育的好处

根据Rokenbrod, “自从Bryan ISD开始使用yibo亿博体育作为仓库, yibo亿博体育已经了解到yibo亿博体育是如此之多——它为信息处理提供了一个完整的解决方案, 管理, 安全性和可访问性.”

自实施yibo亿博体育以来,该地区获得了以下好处:

  • 该地区每年节省约35万美元与以前的纸张程序
  • 入职培训时间从90分钟减少到7分钟
  • 该区已将三间档案室改建为办公区
  • 印刷成本降低了33%
  • 由于自动填充电子表单,信息错误和不完整的表单大大减少了
  • 关于表格的问题在入职培训之前就已经解决了,因为员工可以很容易地查看不正确的表格并联系新员工

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