大多数文件管理系统可以被认为是记录管理系统,但不是所有的. 因此,健壮的DMS可以为组织的成功奠定基础. 继续读下去,看看为什么了解文档和记录管理的核心概念之间的区别可以帮助您在为您的组织选择软件时做出正确的选择.

下面是每个术语的定义, 接下来是区分这些实践的三个关键特征.

什么是文件管理系统?

一种文档管理系统制造技术 涉及组织内物理文件的捕获、存储、修改和共享.

一般来说,练习文档管理提供了机会:

  • 减少文件丢失和错误归档.
  • 提供更快的文档搜索和检索.
  • 帮助更好地组织现有文档.
  • Improve 业务流程 和组织效率.
  • 减少用于存储文档的物理空间数量, 例如文件柜, 箱子和架子.

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什么是档案管理系统?

记录管理 系统建立了维护不同类型记录的政策和标准. 组织中的一些(但不是全部)文档成为记录.

记录管理可以看作是文档管理的一个子集 这也可以促进以下方面的努力:

  • 区分非记录内容和记录内容.
  • 应用要求 保留时间 记录.
  • 确定记录的所有者.
  • 确定保管链和一个适当的 审计跟踪 对于每个记录,两者都存在.
  • 在需要的时候,协助处理电子发现问题和对记录的法律持有.
  • 妥善、及时地处理记录.
  • 制定和管理电子或纸质记录的记录政策和程序.
  • 在整个生命周期内保存记录.

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文件和档案管理系统的不同之处在哪里?

虽然您可以使用相同的系统进行文件管理和记录管理, 对这些类型的内容进行不同的管理. 这些管理实践的差异包括 goal, 或每次练习的目的 信息 或每次实践的内容, 方法, 或者每次练习的执行方式.

1. Goal

文档管理的目标是提高效率. 批准文件更快, 减少手动数据输入和自动化重复任务是实现这一目标的文档管理的许多功能中的一部分.

记录管理的目标是合规性. 维护良好的记录管理系统有助于组织在接受监管机构审计时避免处罚, 审计员和其他理事机构.

文档管理和记录管理有一个共同的目标 业务连续性. 任何一个方面的缺点都可能导致组织范围内的挑战. However, 当文件和记录管理朝着他们的目标(效率和合规性)工作时, 在您的能力范围内,组织弹性更好.

2. 信息

文档管理信息是由暂态内容组成的. 发票被签署,然后发送给下一个审批人, 旧的草案会被修改后的草案抛弃, 表单从提交者传递到审阅者,等等.

档案管理信息是由历史内容组成的. 的不同阶段决定文档的状态 记录生命周期,如下所示:

记录管理生命周期

记录生命周期的不同阶段

3. 方法

文档管理的方法是内容驱动的. 如上所述,内容是所有文档相关活动的催化剂. 因此, 文档存储库的组织通常考虑到一般用户的需求:通过关键字或标题查找文档, 根据员工或项目保存所有文件, etc.

相比之下,记录管理的方法是上下文驱动的. 档案管理人员更关心文件类型(保险记录、就业申请等).)比实际文件上写的字要多. 作为一个结果, 留存时间表是记录相关活动的催化剂, 因为不同类型的记录必须保存不同的时间长度, 在不同的条件下.

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