G&J百事可乐, 百事可乐是百事最大的家族企业, 将其业务建立在对客户服务的坚定承诺之上. 为了保持专注, 该公司的目标是尽可能高效地运营, 数字化转型其大部分业务,以解放员工提供产品的时间, 超越客户需求的解决方案和服务.

作为变换G的一部分&J百事最近集中了应付账款的运作. 通过使用 yibo亿博体育 简化和自动化发票处理,G&百事可乐减少了经理们重复的手工工作, 使他们有更多的时间做战略决策, 监督和与客户互动. 新系统使公司对付款有了更严格的控制, 支持法规遵从性, 降低每个发票处理的成本, 提高了整个组织的效率.

应付账款刷新

G&百事公司的总部设在辛辛那提, 俄亥俄州, 在俄亥俄州和肯塔基州有13家分店, 大于1,600名员工. 每周都要处理上千张发票, 公司意识到需要集中和自动化 应付账款.

“应付账款过去在四栋不同的大楼里,杰里米·哈珀说, G的会计操作主任&J百事可乐. “随着yibo亿博体育继续增长, yibo亿博体育知道,如果发票在不同的地方完成,处理起来会更加困难, 这些都是手工完成的. yibo亿博体育需要一种数字化的方法, 收集yibo亿博体育需要的东西, 将发票提交经理审核和批准, 等yibo亿博体育需要的时候再调出信息.”

传统的手工流程涉及通过邮件发送的发票, 然后被分门别类地放到经理的邮箱里. 经理们会在发票上签字, 然后手工收集发票,并与相关文件进行匹配, 如装箱单. 然后,美联社职员将这些信息输入公司的美联社系统, Microsoft Dynamics GP; the documents would also have to be scanned into a repository.

“发票的数量在增加, 公司打算再雇佣一名美联社职员来管理他们,哈珀说:“. “人工处理的成本将继续增长.”

G&近十年来,J百事可乐一直在使用另一种文档管理解决方案来电子管理记录, 因此,该公司向yibo亿博体育解决方案提供商Gordon Flesch寻求支持,以实现一个新的发票工作流.

“为了保持其对服务和支持合规的承诺,G&J百事需要一个能够与其他核心技术系统集成并提高效率的解决方案,比尔·德莫迪说, Gordon Flesch的内容经理. “yibo亿博体育支持公司的目标,并具有创新的yibo亿博体育和报告能力&百事可乐可以随着业务的发展而发挥杠杆作用.”

今天, 一旦发票被推送到yibo亿博体育,发票处理需要很少的人工干预. “一旦发票被拉入yibo亿博体育yibo亿博体育就有很多工作流程自动化,帮助简化流程,”哈珀解释说. 自动添加元数据, 然后发票会被分发给公司的不同经理.”

在新的yibo亿博体育解决方案中,发票会自动发送给相应的经理. 一旦批准,发票将被送回应付账款部门进行最后审查. 由于G&百事可乐在yibo亿博体育和微软动力GP之间的整合, 该解决方案自动创建发票凭证和, 一旦支付发票, 检查数量, 日期和支付信息被推到每个yibo亿博体育文档,所以所有关键信息和图像都存储在一个地方.

“从头到尾都是完全自动化的,”哈珀说. “如果yibo亿博体育有问题,yibo亿博体育可以在任何时候提取这些文件进行检查.”

发票处理现在是可扩展的, 该公司还制定了更明确的职责划分:邮寄AP凭证的员工不能处理付款, ,反之亦然.

转换操作:成功的秘诀

作为结果 美联社自动化, G&J百事可乐已经能够通过简化流程集中其整个会计功能,并给予公司更多的可见性到操作和控制发票和支付信息. 这种集中化使得该公司能够整合供应商支付, 引入新的效率和节约成本. G&J还可以在付款前识别错误,通过自动工作流程对日期进行合理检查, 并验证分配的总和等于发票金额.

Harper说:“手动传递纸质文件会带来很多风险。. “You’re not completely certain of who signed for it or when; you have to check whether a manager is authorized to sign for certain amounts; documents get delayed and sometimes lost. 一旦这些文件离开你的办公桌,你就无法控制它们的命运.”

现在, 自动化的工作流程使AP部门能够标准化处理,以消除丢失等问题, 重复付款或逾期付款. 审计,克&J百事可乐每年都要遵守行业规定——现在更容易了,因为所有与发票和支付相关的信息都可以通过点击几下鼠标找到.

yibo亿博体育得到了很好的反馈,”哈珀说. “负责审批发票的经理们对此非常满意.”

该公司每周只需两名美联社职员就能处理超过1000张发票. “随着yibo亿博体育继续使用解决方案和处理发票, 每张发票的流程成本正在下降, 增加利润,”哈珀解释说.

这个解决方案最大的好处之一就是, 然而, 一直在把经理们的时间用在更多需要人际互动的增值工作上吗, 如监督, 监测和, 最重要的是, 客户服务. 它的历史可以追溯到1925年&J百事可乐已经从一个小的操作,以其奉献给客户和响应他们的需求的能力,最大的家族拥有百事可乐装瓶商.

G&百事可乐现在正在寻求自动化更多的关键流程,例如 合同管理,以支持全公司的数字化转型计划.

yibo亿博体育具有非常大的灵活性, 与Dynamics的整合是一个很大的卖点,”哈珀补充道. “yibo亿博体育从开始到结束都最符合yibo亿博体育的需求.”

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应付帐款单据管理

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