作为该地区最大的非营利医疗保健和健康服务提供商之一,佛罗里达的 社区卫生中心 (CHCFL)致力于提供个性化服务, 以极低的成本为社区成员提供高质量的护理. 有效地管理信息, 准确和负责任是实现组织使命的核心, 随着CHCFL应对COVID-19大流行和患者日益增长的需求,数字转型变得越来越重要.

该组织实施了激光技术 使应付帐款(AP)流程自动化,使CHCFL切削加工时间缩短50%. 通过它的数字领导, 采购部门的作用已经超越了业务的一个必要部分,成为提高效率的一个重要来源.

“如果你能少花点时间在处理文件上, 这是省钱,迪·布拉德肖说, 社区卫生中心的采购主任. “yibo亿博体育节省的每一美元都用于关键资源. yibo亿博体育都受益. 这就是yibo亿博体育的目标——让事情更有效率,在不牺牲质量的前提下省钱.”

药剂师检查处方

消除手动数据录入和自动应付账款

最初被称为西奥兰治农场工人健康协会, CHCFL成立于1972年,是一个“由消费者运营并为消费者服务”的非营利性健康组织.“今天, 该组织在佛罗里达州中部拥有16个实体网点, 提供药房, 现场实验室和全面的初级保健服务, 在行为健康领域, 牙科, 家庭医学, 内科医学, 妇产科, 验光和儿科.

yibo亿博体育服务的广度是惊人的,”布拉德肖说. “We see homeless people; we give flu shots to anyone who needs them; we deliver babies; we have optometry and mental health. yibo亿博体育是医疗中心. 当有人要坐两辆公共汽车和一辆火车才能到这里的时候, yibo亿博体育要确保他们得到所需的一切.”

作为一个提供广泛服务的非营利组织, CHCFL必须采购病人护理所需的一切——包括药品, 医疗用品和设备——以最低成本获得最高质量的医疗用品和设备. 在实施yibo亿博体育之前, 采购部门使用了一种产品,旨在实现AP流程自动化和最小化数据输入, 但产生了太多的错误,与CHCFL的Abila MIP基金会计系统不兼容.

“即使是这款产品, yibo亿博体育最终做了大量的手工数据录入, 而且它太难用了,布拉德肖说:“. 她联系了海明威解决方案公司, 专注于社区行动伙伴关系的yibo亿博体育解决方案提供商, 非营利组织和小企业.

yibo亿博体育是社区卫生中心完美的支付自动化软件,因为它可以准确地捕捉必要的数据,并与Abila MIP系统无缝集成. 另外,工作人员发现它很容易使用. 现在,AP流程是不干涉的. 工作人员节省了时间和金钱,可以专注于为患者提供护理和基本服务.”

——海明威解决方案公司的销售和市场经理拉里·菲尔普斯

与自动化的订购过程, 工作人员在Abila MIP基金会计系统中提交申请表格, 为每个供应商创建了一个PO. po被转移到yibo亿博体育, 哪个系统会自动将它们发送到采购部门进行审批并下订单. 当货物到达时,工作人员根据装箱单和订单检查货物. 然后将装箱单扫描到yibo亿博体育. 当发票通过电子邮件到达时,它被放入yibo亿博体育,工作流捕获相关信息——包括供应商名称, 发票号码, 发票总额, PO号和到期日. 通过Abila整合, 自动化流程能够查找与购买相关的信息, 包括供应商名称, 供应商代码, 总账(GL)代码和采购订单,确保发票匹配.

自动化业务流程中的工作流查找PO和装箱单,并将它们附加到发票上, 然后发送给相关人员进行批准. 一旦批准,所有数据都写入Abila,消除了手动数据录入.

“所有东西都自动存储在yibo亿博体育存储库中,yibo亿博体育已经建立了这个存储库来管理yibo亿博体育的记录,布拉德肖说:“. 他说:“所有关闭的东西都被成批地放入yibo亿博体育的Abila系统.”

在整个过程中, yibo亿博体育会向提交者发送自动通知,这样他们就能得到通知. CHCFL计划让员工能够通过移动设备参与流程, 减少无法自动化的任务带来的摩擦.

作为一个每月必须处理数千张发票的组织,并将其与相应的采购订单和装箱单相匹配, CHCFL实现了显著的时间和成本节约, 降低员工的复杂性,因为他们可以把时间花在重复的手工工作上.

布拉德肖说:“我无法理解以‘旧方式’处理当前数量的发票。. “激光技术将yibo亿博体育的加工时间缩短了一半.”

扩大全企业范围的数字化转型

布拉德肖和她的团队一直致力于CHCFL的数字化转型, 财务部门现在正在推出yibo亿博体育解决方案,以支持非po形式的直接支付发票的处理. 该组织还计划发展其采购申请过程的目标,给员工一个方便, 直观和亚马逊一样的经历. 因为团队已经检查了它的业务流程, CHCFL通过消除一些单独的软件解决方案,用yibo亿博体育替代它们,发现了效率.

布拉德肖补充说:“一个软件能做的事情越多,我需要管理的软件就越少。.

CHCFL继续与海明威解决方案合作,以确定更多的方式自动化和转换各种活动, 并创造效率,使工作人员能够专注于为社区提供最高质量的护理.

布拉德肖说:“yibo亿博体育对用户非常友好——任何人都可以很快学会并安装它。. “商业和环境总是在变化,尤其是在今天. 您永远不知道什么时候可能需要更改系统中的某些内容. 对于我使用过的其他系统,根据自己的需求进行修改并不是一种直觉. 在yibo亿博体育, everything is at your fingertips; you’re not going to have to reinvent the wheel if you need to update your process or new needs come up.”

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